Die Kopfdaten – also Kundenanschrift, Bestellzeichen usw. und die Artikelbeschreibung sollten möglichst über eine Schnittstelle aus dem ERP-System übernommen werden, z.B. über ODBC bei SQL-Datenbanken oder RFC bei SAP. Zunehmend wird die Übernahme aus einer XML-Datei genutzt. Das nachstehende Bild zeigt links das Schema der Datenübernahme und rechts beispielhaft eine XML-Datei, die diese Informationen enthält:
