Die Kopfdaten – also Kundenanschrift, Bestellzeichen usw. und die Artikelbeschreibung sollten möglichst über eine Schnittstelle aus dem ERP-System übernommen werden, z.B. über ODBC bei SQL-Datenbanken oder RFC bei SAP. Zunehmend wird die Übernahme aus einer XML-Datei genutzt. Das nachstehende Bild zeigt links das Schema der Datenübernahme und rechts beispielhaft eine XML-Datei, die diese Informationen enthält:
Der Rationalisierungseffekt bei der Erstellung von Abnahmeprüfzeugnisses ergibt sich in der Praxis primär durch die Realisierung von Schnittstellen. Dazu gehören:
- Lieferdaten/Zeugniskopf:
- ODBC: Anbindung per SQL-Statement an Ihr ERP-System
- RFC: Schnitttelle zu SAP
- XML: vom ERP System beim Rechnungs- oder Lieferscheinschreibung erzeugte *.xml Datei
- Excel: Strukturierte Excel-Dateien in *.xlsx- oder *.tsv-Art können ebenfalls ausgelesen werden
- PDF: Umwandlung in Excel-Datei z.B. über Acrobat o.ä. erforderlich, um die Datei auslesen zukönnen – dann wie unter 4.
- JSON: zu vereinbarende Übergabestruktur erforderlich
- Anderes: nach Vereinbarung
- Chemische Analysen:
- intern:
- ODBC: wenn eine interne Datenbank vorhanden ist, kann diese z.B. über ODBC ausgelesen werden
- Excel: Die meisten Prüfgeräte können Daten in Excel- oder einem anderen Format ausgeben, die für die Zeugniserstellung ausgelesen werden.
- Textdatei: bei der Datenermittlung händisch Excel-Dateien o.ä. erzeugt werden, sind auch diese als Datenlieferanten geeignet.
- extern
- PDF: Meist liegen zugelieferte Belege nur in *.pdf-Form vor. Ein *.pdf-Beleg lässt sich zwar durchsuchen, aber nur wenn man einen bestimmten Begriff finden will (z.B. eine Bestellnummer).
- Weiteres: Es sind alle Formate möglich, die oben unter Lieferdaten/Zeugniskopf angegeben werden, also auch 5. die Umwandlung in eine Excel-Datei.
- intern:
- Andere Prüfdaten
- Wegen der höhren Komplexität der Darstellung der anderen Prüfdaten – verglichen mit den Analysedaten – müssen die Möglichkeiten des Datenimports individuell ermittelt werden.